Оптимизация командировочных расходов
Стандартный процесс выглядит таким образом:
- Выясняем потребности партнера: экономика поездок, система согласования, география, формат обслуживания, требования к документам со стороны HR и бухгалтерии.
- Анализируем возможности экономии трэвел бюджета: какие услуги и направления в приоритете, возможна ли консолидация объемов и получение специальных тарифов от поставщиков, условия взаиморасчетов, существует ли трэвел политика.
- Разрабатываем совместный work flow организации командировки: инициация поездки, согласование бюджетов, бронирование и оформление трэвел услуг – путешествие, выпуск бухгалтерских документов – оплата, отчет партнеру.
- Даем рекомендации по оптимизации трэвел политики, заключаем трехсторонние контракты с поставщиками, согласовываем форматы документов и отчетов.
- Настраиваем систему Travelmart.online, формируем рабочую группу экспертов по каждой услуге (авиа и жд билеты, гостиницы и трансферы, визы и паспорта, страхование и пр.), создаем шаблоны отчетов, подключаем ЭДО для бухгалтерии, проводим обучение пользователей у партнера.
- Запускаем контракт с партнером в работу. Отлаживаем и сонастраиваем всех участников в слитную цепочку действий.
- Регулярно встречаемся и обсуждаем удовлетворенность уровнем сервиса, статистику поездок, эффективность бизнес процесса, пожелания и планы на будущее.
Деловые поездки требуют существенных затрат, которые необходимо сокращать. Оптимизация командировочных расходов — процесс, с которым сталкивается любая организация, вне зависимости от ее размера. Выбор приоритетных авиакомпаний, разработка оптимальных маршрутов перевозки, определение мест размещения — каждый из этих нюансов очень сложно контролировать. Руководителям, зачастую, нелегко следить за всеми процессами одновременно.
Порой сложно определить, какие статьи затрат необходимо сократить и какие меры для этого предпринять. Мы считаем, что оптимизация расходов на командировки не должна занимать рабочее время ни руководителей, ни рядовых сотрудников. Только правильный подход и отлаженное взаимодействие с поставщиком услуг и заказчиком поможет решить данную проблему.
Travelmart гарантированно:
-
проведет анализ командировочных затрат c учетом общего бюджета и потребностей;
-
определит приоритетные направления;
-
проведет оптимизацию командировочных расходов;
-
значительно сэкономит время и снизит расходы на организацию командировок.
Мы искренне ценим доверие партнеров, бережем время и ресурсы обеих сторон,
чтобы путешественник отправлялся в деловую поездку, зная,
что о нем позаботятся в любой ситуации.
