Организация командировок сотрудников

Организация служебных командировок

Организация служебных командировок являются основной деятельностью компании Travelmart с момента ее основания в 1997 году.

За эти годы подход к организации командировки сотрудников сильно изменился, а вместе с ним и бизнес процессы внутри агентства.

Сегодня мы начинаем работу с клиентом задолго до первого заказа, потому что стараемся настроить совместную работу максимально выгодно и удобно для партнера

Стандартный процесс организации командировки работника:

  • Выясняем потребности партнера: экономика поездок, система согласования, география, формат обслуживания, требования к документам со стороны HR и бухгалтерии.
  • Анализируем возможности экономии трэвел бюджета: какие услуги и направления в приоритете, возможна ли консолидация объемов и получение специальных тарифов от поставщиков, условия взаиморасчетов, существует ли трэвел политика.
  • Разрабатываем совместный work flow организации служебной командировки работника: инициация поездки, согласование бюджетов, бронирование и оформление трэвел услуг – путешествие, выпуск бухгалтерских документов – оплата, отчет партнеру.
  • Даем рекомендации по оптимизации трэвел политики, заключаем трехсторонние контракты с поставщиками, согласовываем форматы документов и отчетов.
  • Настраиваем систему Travelmart.online, формируем рабочую группу экспертов по каждой услуге (авиа и жд билеты, гостиницы и трансферы, визы и паспорта, страхование и пр.), создаем шаблоны отчетов, подключаем ЭДО для бухгалтерии, проводим обучение пользователей у партнера.
  • Запускаем контракт с партнером в работу. Отлаживаем и сонастраиваем всех участников в слитную цепочку действий.
  • Регулярно встречаемся и обсуждаем удовлетворенность уровнем сервиса, статистику поездок, эффективность бизнес процесса, пожелания и планы на будущее.
Мы искренне ценим доверие партнеров, бережем время и ресурсы обеих сторон,
чтобы путешественник отправлялся в деловую поездку,
зная, что о нем позаботятся в любой ситуации.